業務テンプレート実例

ここまで学んだ「設計の作法」と「集計の型」を、実際の業務シートに落とし込みます。 本章は新しい関数を覚える章ではありません。第3章 壊れないシート設計 の縦持ち・生データとレポートの分離、第7章 集計・分析パターン の集計の型を、よくある7つの業務テンプレートに当てはめて「すぐ真似できる」形にする章です。どのテンプレも、列構成をそのまま作れば動きます。

本章で扱うテンプレートは次の7つです。

1. タスク・進捗管理表 — 状態のプルダウンと遅延の自動着色
2. 予実・KPI管理 — 達成率とミニグラフ
3. 在庫管理 — 品目別残と発注点アラート
4. 顧客・名簿リスト — 正規化された列設計と重複チェック
5. アンケート・フォーム集計 — 回答原本を触らず別シートで集計
6. 経費・勤怠の簡易表 — 月別集計
7. ガントチャート簡易版 — 条件付き書式で帯を描く

数式は日本語ロケール前提、引数の区切りは カンマ（,） です。関数の正確な構文に迷ったら、一次情報の 関数リスト（公式） を確認してください。

1. タスク・進捗管理表

チームの「誰が・いつまでに・何を・どこまで」を一望するための、もっとも汎用的な表です。

列構成

列	内容	入力方法
A タスク	やること	手入力
B 担当	担当者名	プルダウン
C 期限	締切日	日付
D 状態	未着手 | 進行中 | 完了 | 保留	プルダウン
E 進捗%	0〜100	手入力

使う関数・機能

• 状態のプルダウン：D列に「データ > データの入力規則 > プルダウン」で選択肢を固定し、表記ゆれ（「完了」「済」「done」の混在）を防ぎます。これは 第3章 の入力規則そのものです。
• 遅延を赤く：D列が「完了」でなく、かつ期限が過ぎた行を着色します。「表示形式 > 条件付き書式 > カスタム数式」に次を入れ、範囲を A2:E1000 に適用します。

• 状態別の件数：別エリアに =COUNTIF(D2:D1000, "進行中") のように状態ごとの件数を出すと、進行状況がひと目で分かります。

2. 予実・KPI管理

予算（目標）と実績を並べ、差異と達成率で進捗を測る表です。月次のKPIダッシュボードの土台になります。

列構成

列	内容	数式の例
A 項目	売上・新規数 など	手入力
B 予算	目標値	手入力
C 実績	実際の値	手入力
D 差異	実績−予算	=C2-B2
E 達成率	実績÷予算	=IF(B2=0, "", C2/B2)
F 推移	ミニグラフ	SPARKLINE

使う関数・機能

• 達成率：=C2/B2 を表示形式「パーセント」にします。予算が空・ゼロのときのエラー（#DIV/0!）を避けるため、IF(B2=0, "", C2/B2) または =IFERROR(C2/B2, "") で包むのが実務の定石です。
• 達成率で着色：E列に条件付き書式を入れ、100%以上を緑、80%未満を赤、などとすると一目で判断できます。
• SPARKLINE で推移を可視化：月別実績が H2:S2 に横並びなら、=SPARKLINE(H2:S2) でセル内に折れ線が描けます。棒グラフなら =SPARKLINE(H2:S2, {"charttype","column"}) です。

3. 在庫管理

入庫と出庫を記録し、現在の在庫数を品目ごとに把握する表です。発注のタイミングを逃さないのが目的です。

列構成（取引ログ＝縦持ち）

[取引ログ シート]   ← 原本。1行=1取引
日付 | 品目 | 区分(入庫/出庫) | 数量

[在庫サマリ シート]  ← レポート。品目ごとに1行
品目 | 入庫計 | 出庫計 | 在庫数 | 発注点

取引を1件1行で積む「縦持ち」にしておくのが要点です（第3章）。横に列を増やしていく持ち方は、すぐ破綻します。

使う関数・機能

• 品目別の入庫・出庫計：サマリ側で SUMIFS を使います。

• 発注点アラート：在庫数が発注点を下回った行を条件付き書式で着色します。カスタム数式は =$D2<$E2（在庫数 < 発注点）。在庫数のセルだけに適用してもよいですし、行全体を赤くしても構いません。

4. 顧客・名簿リスト

顧客や会員、取引先を管理する基礎データです。ここが汚れると、後続のあらゆる集計が崩れます。正規化された列設計 が最重要のテンプレートです。

列構成

列	内容	注意
A 顧客ID	一意のキー	重複禁止
B 会社名		1セル1値
C 氏名	姓と名を分けてもよい
D メール		入力規則で形式チェック
E 区分	見込み | 既存 | 休眠	プルダウン
F 登録日		日付

使う関数・機能

• 重複チェック：顧客IDの重複を条件付き書式で警告します。カスタム数式 =COUNTIF($A:$A, $A2)>1 を入れると、重複したIDがすべて着色されます。
• 入力規則：メール列に「無効なデータを拒否」を設定し、区分はプルダウンで固定します。
• 他シートからの参照：受注表などから名簿を引くときは XLOOKUP が読みやすく安全です。

XLOOKUP は「キー列」と「返したい列」を別々に指定するため、間に列を挿入しても壊れません。詳しい使い分けは 第5章 主要関数カタログ を参照してください。

5. アンケート・フォーム集計

Google フォームの回答は、連携したスプレッドシートに自動で書き込まれます。ここで鉄則が1つあります。

構成

[フォームの回答 シート]  ← 原本。フォームが自動追記。触らない
タイムスタンプ | Q1 | Q2 | Q3 ...

[集計 シート]            ← QUERY などで読むだけ

使う関数・機能

• 選択肢別カウント：別シートで =QUERY('フォームの回答'!B:B, "select B, count(B) group by B label count(B) '件数'", 1) とすると、選択肢ごとの件数表が自動で並びます。COUNTIF を選択肢の数だけ並べる手もありますが、選択肢が増減してもQUERYなら追従します。
• クロス集計：性別（B列）×満足度（C列）などの2軸集計は =QUERY('フォームの回答'!A:D, "select B, count(A) group by B pivot C", 1) の pivot で表に展開できます。ポイント：pivot に置いた列（C）は select・group by・集計関数には書けません。件数を数える列には、行軸（B）でも列軸（C）でもない第3の列（ここではタイムスタンプの A 列）を count() に指定します。QUERY の構文は 第7章 で詳しく扱っています。

6. 経費・勤怠の簡易表

日々の経費や勤務を1件1行で記録し、月別・区分別に集計する表です。構造は在庫ログと同じ「縦持ちログ＋集計」です。

列構成

列	内容
A 日付	取引・勤務の日
B 区分	交通費 | 消耗品 | 会議費 など（経費）
C 金額	数値のみ。「円」は付けない
D メモ	任意

使う関数・機能

• 月別集計：SUMIFS で月初〜月末の範囲を指定します。

• 区分×月のクロス集計：QUERY なら一発です。=QUERY(A:C, "select B, sum(C) where C is not null group by B order by sum(C) desc label sum(C) '合計'", 1) で区分別の合計を金額順に並べられます。

7. ガントチャート簡易版

開始日と終了日から、横方向のカレンダーに「帯」を描く工程表です。専用ツールがなくても、条件付き書式だけで作れます。

構成の考え方

        | A      | B    | C    | D ... 日付が横に並ぶ →
タスク名 | 開始日 | 終了日 | 6/1 | 6/2 | 6/3 | 6/4 ...

• A列にタスク名、B列に開始日、C列に終了日。
• D列から右に、日付を1日ずつ横に並べます（D1, E1, … に日付）。
• 帯の本体（D2 以降）はセルを空のままにし、条件付き書式の色だけで帯を表現 します。

使う関数・機能

帯のセル範囲（例 D2:Z100）に、カスタム数式の条件付き書式を1つ入れます。

D$1 は「行を固定して列は動かす」、$B2・$C2 は「列を固定して行は動かす」——この混合参照の使い分けが肝です（第4章 関数の文法と参照）。塗りつぶし色だけ設定すれば、各タスクの期間に応じた帯が自動で描かれます。

テンプレを支える2つの土台

7つのテンプレに共通して効いているのは、特別なテクニックではなく次の2点です。

配列で一気に処理したい場面（第6章 配列関数 の ARRAYFORMULA や FILTER）も、これらのテンプレと自然に組み合わせられます。

手作業のコピーや定型処理が増えてきたら、次は自動化の出番です。スプレッドシートをプログラムで操作する第一歩を 第10章 GAS入門 で扱います。テンプレで土台を固めたら、繰り返しはコンピュータに任せましょう。実際に手を動かしたい人は 演習で鍛える も活用してください。用語に迷ったら 用語集 へ。